Paskutiniai įrašai

Suorganizuoti įsimintiną šventę yra sunku ir tai reikalauja daug laiko. Ir visai nesvarbu ar tai vestuvės, ar gimtadienio šventė su draugais ar šv. Kalėdų vakarienė su šeima. Tačiau susiplanavus viską iš anksto ir turint veiksmų planą bus daug lengviau. Išskirsiu pagrindinius etapus:

I ETAPAS:
Planavimas. Šiame etape sugalvojate įdėjas, suplanuojate išlaidas, apgalvojate renginio eigą.

Reikia apgalvoti ir nuspręsti:

1. Kam arba kokiu tikslu organizuojama šventė. Svarbu visą laiką laikytis tikslo ir nuo jo nenukrypti! Ar tai bus staigmena draugei, šventė mamai, tėčio gimtadienis ar įmonės darbuotojų vakarėlis? O gal tai renginys darbovietėje, kurio tikslas supažindinti skirtingų padalinių darbuotojus? Taigi, kiekvienu atveju skirsis renginio vieta, apranga, užduotys, muzika ir pan.
2. Šventės biudžetas. Visų pirma, būtina nustatyti kiek bus skiriama pinigų. Visų antra, būtina nenukrypti nuo planuotų išlaidų. Ir galiausiai prisiminti, kad surengti gražią šventę nereikia išleisti daug pinigų.
3. Kada bus šventė. Dažniausiai visi švenčia savaitgalį, tačiau reiktų atsižvelgti į tai, kad darbo dieną galima suorganizuoti šventę daug pigiau (nes daugelis įmonių, klubų taiko nuolaidas). Pavyzdžiui, įmonės naujametinis vakarėlis gali būti suorganizuotas sausio mėnesį ir tai kainuos žymiai pigiau negu gruodžio mėnesį (nes tuo metu visos įmonės švenčia). Taip pat būtina apgalvoti kelinta valandą šventė prasidės (iš pradžių bent jau susigalvokite ar ji vyks ryte ar vakare) ir kada baigsis.
4. Kur vyks šventė. Atsižvelgiant į svečių skaičių, renginio tikslą bei biudžetą, pasirenkama šventės vieta. Jei švenčiama ne namuose, tai reikia nepamiršti rezervuoti renginio vietos bei sumokėti piniginį užstatą. Rekomenduojama pasirašyti sutartį.
5. Kas dalyvaus. Nuspęsti dalyvių skaičių, nes nuo to priklausys šventės vieta, biudžetas bei daug kitų dalykų. Pavyzdžiui, susižinokite, ar bus dalyvių iš kitų miestų? Nes tada reiktų pasirūpinti jų nakvyne. Pasidarykite pradinį dalyvių sąrašą ir išsiųskite pakvietimus arba paskambinkite visiems. Likus kelioms dienoms iki šventės dar kartą paklauskite visų dalyvių ar jie dalyvaus, peržiūrėkite gal yra tokių, kurie dar nepateikė savo atsakymo.
6. Apranga. Dažniausiai ką apsirengti nurodoma pakvietime. Jei vakarėlio šeimininkai to nepadarė, tai pasiklausti jų apie tai. Ar tai bus teminis vakarėlis? Jei teminis vakarėlis, tai reikėtų visiems pranešti prieš dvi savaites ar bent savaitę, kad visi spėtų pasiruošti.
7. Maistas ir gėrimai. Atsižvelgiant į vakarėlio temą, būtina apgalvoti gėrimus be maistą. Taip pat svarbu sugalvoti kur svečiai sėdės, ar bus karštieji patiekalai ar bus tik užkandėlės vieno kąsnio. Nepamiršti – jei svečiai sėdės prie stalo ir svečių bus daugiau negu dešimt, tai ant stalo privalo būti svečių kortelės.
8. Ką veiksite. Jau praėjo tie laikai, kai visi sėdėdavo prie stalo ir valgydavo. Dabar jau norisi žaidimų, staigmenų ar užduočių. Parenkant žaidimus reikėtų atsižvelgti ar svečiai pažįsta vieni kitus, taip pat nepamiršti ir renginio tikslo. Jei renginys skirtas susipažinti kelių įmonės padalinių darbuotojams, tai ir žaidimai turėtų būti į tai orientuoti. Jei tai šeimos šventė, tai vertėtų prisiminti senus žaidimus, tokius kaip „akla višta“ arba susirasti seniai pamirštus stalo žaidimus.
9. Kokia garso ar šviesos aparatūra reikalinga. Planuojate šokius? Tai reikės muzikinio grotuvo ar DJ. O gal planuojate ypatingus žaidimus, kuriems reiks specialaus apšvietimo? Gal reiks vaizdo projektoriaus – skaidrių rodymui.
10. Kaip puošite. Papuošimai bei stalo dekoracijos turi būti parinkti taip, kad netrukdytų svečiams bendrauti bei atlikti užduotis. Nepamirškite, kad papuošimai turi derėti prie bendros renginio temos.
11. Transportas. Jei šventė vyks keliose vietose arba bus svečių iš užsienio ar kitų miestų, tai būtina pasirūpinti transportu.
12. Dovanos. Dovanos gali būti ne tik šventės šeimininkui, bet ir šventės svečiams. Labai smagu kai svečiai randa ant stalo mažą staigmeną arba jiems įteikiama maža dovanėlė tik įėjus į vakarėlį.
13. Kas padės organizuoti šventę. Juk vienas visko negali padaryti, tai reiktų susirasti padėjėjų ar savanorių :) jei tai šeimos šventė, tai tegul į jos organizavimą būna įtraukiami vaikai (pavyzdžiui, jie gali pasirūpinti papuošimais). Prie bet kokios šventės organizavimo gali prisidėti visi. Būtų smagu surengti dar vieną mini vakarėlį – pasiruošimą šventei. Šio vakarėlio metu vieni tegul ruošia papuošimus, kiti gamina maistą, treti galvoja užduotis ar pan.

Svarbu!
1.    Sugalvoti renginio idėją arba temą! Tada papuošimus, maistą, gėrimus, aprangą ir t.t. priderinti prie renginio temos. Pavyzdžiui, tema – sporto vakarėlis. Tai pasirinkti įvairias salotas, sveikuolių sausainius, sportinius kostiumus, o šventės vieta galėtų būti sporto salė :)
2.    Nepamiršti įamžinti šventės! Būtinai reikalingas fotoaparatas arba fotokamera. Jie didelis renginys, tai idealu, kai renginį fotografuoja keli fotografai.


II ETAPAS:
Įgyvendinimas. Šiame etape ieškote vietos šventei, siunčiate pakvietimus, perkate arba gaminate papuošimus, rūpinatės transportu ir pan. Taip pat prireikus pergalvojate jau nuspręstus dalykus.

Reikia padaryti:

1. Tikslų darbų planą ir atlikus darbą, jį išbraukti arba pažymėti.
2. Pradėti įgyvendinti savo idėją.
3. Dar kartą pasitikslinti dalyvių skaičių.
4. Rezertuoti. Būtina rezervuoti renginio vietą, fotografus ar filmuotoją, užsakyti viešbučius ar pasirūpinti vieta, kur miegos iš toliau atvykę svečiai. Jei reikia sumokėti avansus ir pasirašyti sutartis.
5. Susirasti aprangą sau. Juk dažniausiai pamirštama apie save!
6. Užsakyti reikiamus gėrimus bei maistą. Pasitikslinti gal yra svečių, kurie nevalgo mėsos ar kitų patiekalų.
7. Sugalvoti žaidimus, atrakcijas, supirkti visus žaidimams reikiamus daiktus. Nepamirškite ir prizų bei apdovanojimų laimėtojams! Jei vyksite į teatrą ar kitą renginį, tai nupirkite bilietus. Jei reikia pasamdykite renginio vedėją.
8. Jei reikia, suieškoti reikiamą garso ar šviesos aparatūrą.
9. Pagaminti arba nupirkti papuošimus ir jais papuošti šventės vietą. Būtinai pasirūpinti kas tuos papuošimus nuims šventei pasibaigus!
10. Užsakyti transportą. Gal su limuzinais važiuosite pasivažinėti? O gal kažką iš svečių reiks paimti iš orouosto? Pasirašykite sutartis bei palikite piniginius avansus.
11. Supirkite dovanėles bei malonias staigmenas svečiams arba jubiliatui.
12. Susitarti su pagalbininkais kada jie galės padėti bei paskirti jiems darbus.

III ETAPAS:
Šventimas. Šiame etape atsipalaiduokite ir švęskite. Tačiau nepamirškite prižiūrėti, kad viskas eitųsi sklandžiai, nepamirškite susimokėti muzikantams, darbuotojams, kurie rūpinosi aparatūra, maistu ar gėrimais ir t.t.


IV ETAPAS:
Po šventės. Pasibaigus šventei darbai nesibaigia :) Šiame etape dėkojama dalyviams, rėmėjams, šeimininkams, sumokama tiekėjams, kuriems nebuvo atsilyginta.

Veiksmai, kurie atliekami šventei pasibaigus:

1. Padėkojama šventės šeimininkams, rėmėjams (jei reikia tai tą padarykite raštu).
2. Padėkojama dalyviams (tą galima padaryti el.laišku arba telefonu).
3. Sumokama gėrimų ar maisto tiekėjams (jei dar nesumokėta).
4. Paimamos nuotraukos iš fotografų ar filmuota medžiaga ir padalinama šventės dalyviams. Galima surengti dar vieną vakarėlį - praėjusios šventės nuotraukų peržiūrą.

PATARIMAI:

1. Šventę pradėti organizuoti kuo anksčiau, nepasilikti paskutinei minutei.
2. Gerai viską apgalvoti iš anksto. Apgalvoti reikia visas smulkmenas.
3. Šventės organizavimas neturi tapti našta, tai turi būti smagus užsiėmimas.
4. Į šventės organizavimą įtraukti visus, kurie nori ir gali padėti. Niekada negalvoti, kad viską gali padaryti vienas.
5. Nesugaišti per daug laiko viską planuojant.

Kaip taupyti laiką organizuojant šventę? Visus darbus suskirstyti į šias kategorijas:

1. Skubūs ir svarbūs darbai. Šiuos atlikti pirmiausia.
2. Skubūs, bet nesvarbūs darbai. Šiuos darbus galima deleguoti kitiems žmonėms arba atlikti labai greitai, neskiriant jiems daug dėmesio.
3. Neskubūs, bet svarbūs darbai. Šie darbai dažnai atidėliojami ir tas darbas tampa skubiu. Šiuos darbus taip pat galima deleguoti kitiems.
4. Neskubūs ir nesvarbūs darbai. Daugelis atlieka šiuos darbus ir skundžiasi, kad nieko nespėja. Šiems darbams turi būti skiriama labai mažai laiko.

Sėkmės ir kantrybės!